6 tips til en vellykket endringsprosess

Visste du at når du ønsker å gjennomføre endringsprosesser utgjør plattformen eller det teknologiske hjelpemidlet bare 20 % av endringen? Organisasjonens arbeidsmåter og rutiner utgjør de resterende 80 %. I denne artikkelen gir jeg deg tips til de seks viktigste elementene du bør ha fokus på før, under og etter en endringsprosess.

De viktigste elementene er i korte trekk:

1. Mål, målutforming og måloppnåelse (KPI)
2. Behov og hensikt
3. Forankring
4. Samarbeid og involvering
5. Kompetanse og ressurser
6. Oppfølging fra ledelsen

1. Hva skal måles i endringsprosjekter?

De tiltak og endringer som skal gjennomføres i et endringsprosjekt må gjenspeiles i målene. Målene må være klare og tydelige. Da de er enkle å kommunisere til de ansatte.

Målene kan være både langsiktige og kortsiktige, men bør være konkrete og overordnede for å forhindre at prosjekter drar unødvendig ut i tid. Det er flere typer mål i en endringsprosess:

• Effektmål (gevinstrealisering)
• Resultatmål (hva hvert enkelt tiltak skal føre til) 
• Tiltaksmål (hva innebærer hvert enkelt tiltak)

2. Hvorfor er det viktig å snakke om behovet og hensikten med endringen?

For at prosjekter som innebærer endring skal lykkes, må målene for de involverte være forståelige og målbare. I tillegg bør de involverte få god informasjon om hensikten bak prosjektet. Det må altså være tydelig hvilken vei prosjektet fører og hva det skal resultere i (de forventede gevinstrealiseringene for organsisasjonen). 

Kommuniser tydelig til dine ansatte hvorfor dette er en viktig og en god endring. Det er viktig å la de ansatte forstå at det på sikt vil påvirke arbeidshverdagen deres positivt. 

Hvis hensikten er god, og oppfattes som god av de involverte, vil det øke sjansene for at et prosjekt videreføres, selv om ikke alle målene nås.

3. Hvordan forankres en endringsprosess?

For at du skal lykkes med å nå målsettingene må endringsprosessen forankres gjennom hele organisasjonen som omfattes av endringen: Ledelsen, IT-avdelingen, avdelingen, samt hos den enkelte ansatte.

Forankring er en ramme som sikrer positivitet til prosjektet og forebygger motstand og negativitet. Å forankre prosjektplanen hos de ansatte som er involvert gjør at de får god informasjon og blir gitt mulighet for deltakelse. Slik sikrer du at de ansatte tidlig får forståelse for hvordan hverdagen kan bli endret gjennom nye arbeidsoppgaver et prosjekt kan føre til.

Hvordan oppnå god forankring for endringsprosesser? God forankring oppnår du ved å gi de ansatte god nok informasjon, opplæring og at du lar dem føle eierskap. Til dette arbeidet må du sette av tilstrekkelige ressurser i alle ledd. 

4. Hvordan sikre samarbeid og involvering før nye tiltak?

For å oppnå godt samarbeid og involvering er det grunnleggende at aktørene i prosjektet har oppslutning om målene. Dette kan sees på som gode krefter for å skape oppslutning om tiltak og forløpet for å nå målene. Prosjekter som gis en høy grad av autonomitet i form av styring og nok virkemidler skaper en grobunn for godt samarbeid. 

Hvem som involveres og hvor tidlig i prosessen, kan i stor grad påvirke engasjementet og grad av involvering. Kanskje har du ildsjeler som kan inneha nøkkelroller som pådrivere? Eller er det personer du frykter vil være utfordrende og negative til prosessen? 

Flere involverte gir bredere oppslutning om prosjektet, noe som kan bidra til en varig endring i større grad. 

5. Hvilken kompetanse og hvilke ressurser må til når du ønsker å gjennomføre en endringsprosess?

Rett kompetanse og tilstrekkelige ressurser i form av tid og økonomi er elementer som er med på å avgjøre om en endringsprosess vil lykkes eller ikke. Når du ønsker å iverksette endringsprosesser, er det behov for å tilrettelegge for at deltakerne har nok kompetanse til å utføre tiltakene. 

Det er viktig å ikke bare sikre faglig kompetanse til å utføre selve tiltaket, men også at de involverte har endringskompetanse til å gjennomføre de ulike elementer en endringsprosess inneholder. 

En faktor som mange ofte undervurderer viktigheten av er den såkalte ildsjelen. Dette er en menneskelig ressurs som har egeninteresse for tiltaket, som liker innovasjonsprosjekter og har en egen stå-på-vilje. Du drar stor nytte av å kartlegge for å finne slike ildsjeler. Finner du denne ressursen, bør personen gis nok tid og støtte til å utføre endringsprosessen. 

Det å avsette nok ressurser er også et kritisk element. Alle endringsprosjekter krever en god tidsplan som tydeliggjør hvor mye tid som skal brukes på prosjektet i tillegg til ordinære arbeidsoppgaver. Det kan være belastende om du ikke har satt av nok økonomiske ressurser eller god nok tid og tiltakene kommer parallelt med de ordinære arbeidsoppgavene de ansatte vanligvis gjennomfører. 

Et annet element som er vesentlig i forhold til kompetanse og ressurser er å avdekke tidlig om dere har disse ressursene internt, eller om det vil være hensiktsmessig å anskaffe hjelp eksternt. 

Det er også viktig å planlegge for ressursbruk etter at prosjektet er vellykket gjennomført. Når selve prosjektet er “ferdig”, går man over i drift, og det er naturlig å anta at det i en kortere eller lengre periode vil være behov for ressurser både i form av tid og økonomi. 

6. Hvordan bør du som prosjektleder følge opp underveis i en endringsprosess?

Prosjektleders engasjement kan virke strukturerende og inspirerende på deltakerne, og det igjen kan øke mulighetene for videreføring av prosjektet. Uten støtte og oppfølging fra prosjektleder kan prosjekter trekke ut i tid og falle sammen. Kartlegging og evaluering er nyttige verktøy som inkluderer vurderinger og erfaringer fra både ledere og ansatte. 

Det er en stor styrke for prosjektet om du lytter til dine ansatte. Det å fange opp tidlig om ansatte har oppslutning om, forståelse for og nok informasjon om tiltaket gir god læring og gir deg mulighet for justeringer underveis. Spredning av informasjon og læring for organisasjonen springer ut av god oppfølging. 

Gevinstrealisering er utfordrende og krever kontinuerlig oppfølging gjennom hele prosessen. Når digital transformasjon inneholder innovasjonsmetoder man ikke helt kjenner i starten, og det jaktes gevinster underveis, blir gevinstrealisering vanskelig. Strukturelt arbeid under hele endringsprosessen gir deg rom for å sjekke i tidsplanen om dere er i rute og gevinstene vil bli synlige etter hvert som prosjektet skrider frem.

Oppsummering 

Disse seks nødvendige elementene er dynamiske og påvirker hverandre. Artikkelen baserer seg på funn fra forskning på mange forskjellige sektorer og bransjer, og elementene (om de følges) kan bidra til en vellykket endringsprosess eller til å beskrive hva som kan være årsakene til at tiltak ikke når målene.

En endringsprosess kan først ha god forankring og tydelige mål definert ut ifra hensikt og behov, mens lederne fortløpende gir nødvendig informasjon gjennom samarbeid og involvering. Ressurser forutsetter god forankring, samtidig som god oppfølging sikrer måloppnåelse. 

Det viktigste for deg som skal lede prosjekter er at du er klar over og tar hensyn til elementene slik at du sikrer en strukturert endringsprosess og øker sjansene for å lykkes.